Hoe ga je aan de slag met Inventora
Wat is Inventora?
Ben je het zat om in voorraadspreadsheets te verdrinken, en wens je dat er een makkelijkere manier was om je kaarsenbedrijf te beheren? Nou, raad eens? Je gebeden zijn verhoord met Inventora!
Inventora is niet zomaar weer een voorraadpakket — het is je partner op weg naar succes met kaarsen. Met zijn intuïtieve interface en krachtige functies haalt het de stress uit voorraadniveaus bijhouden, vraag voorspellen en batches beheren. Zeg voorraadhoofdpijn vaarwel en verwelkom meer tijd voor wat je het liefst doet: mooie kaarsen maken!
Om het meeste uit Inventora te halen, heeft ons fijne team een spreadsheet gemaakt om je op weg te helpen.
Materialen importeren
Vandaag nemen we je mee door de importfunctie van Candle Shack, waarmee je al je grondstoffen efficiënt in Inventora zet. Die manier scheelt je veel tijd vergeleken met producten één voor één importeren.
We hebben een reeks video's gemaakt om je op weg te helpen op je Iventora-reis. Volg mee via de link hieronder!
Stap 1: het sjabloon begrijpen
Kijk naar het sjabloon op je scherm. Het bestaat uit 8
kolommen:
- Category (categorie) – de meeste Candle Shack-producten hebben we al in dit dropdownmenu gezet.
- Product name (productnaam) – Die kun je aanpassen zodat hij bij je eigen lijn past.
- Unit type (eenheid) – Deze niet aanpassen , want Inventory heeft maar een vast aantal eenheidsnamen.
- Supplier (leverancier)
- Stock level (voorraadniveau) – Altijd gekoppeld aan kolom C
- Minimum level (minimumniveau)
- Unit cost (kostprijs per eenheid)
- Notes (notities)
Stap 2: het sjabloon invullen
- Blijf bij de vooraf ingestelde eenheden, zoals kilogram en stuks, om consistent te blijven.
- Vul de kolommen Stock level en Minimum level in op basis van wat je voorraad nodig heeft.
- Bepaal de kostprijs per eenheid op basis van eerdere facturen of leveranciersprijzen.
- Gebruik de kolom Notes voor nuttige informatie, zoals product-URL's.
Stap 3: je voorraad op maat maken
- Richt je eerst op specifieke categorieën als geur, glaswerk, wax en lonten.
- Markeer de rijen van de producten die je gebruikt en verwijder de rest, zodat je voorraad overzichtelijk blijft.
- Pas de voorraad- en minimumniveaus aan op wat jij nodig hebt.
- Sla het aangepaste sjabloon als CSV-bestand op om te importeren.
Stap 4: importeren in Inventora
- Open Inventora en ga naar het onderdeel materials.
- Kies de optie import CSV en upload je bestand.
- Controleer de toewijzingen en klik op upload om je materialen te importeren.
- Bekijk je voorraad om te controleren of alles goed is geïmporteerd.
PRODUCTEN AANMAKEN
Nu we onze voorraad in Inventora hebben geïmporteerd,
gaan we verder met het aanmaken van onze producten.
Stap 1: producten toevoegen
Inventora heeft een CSV-functie om producten toe te voegen, en ook een handmatige optie. Welke methode je kiest, hangt af van wat je bedrijf nodig heeft. Wij laten je de handmatige optie zien; die werkt goed bij kleinere voorraden:
- Begin met een product per kaarsformaat dat je aanbiedt. Bijvoorbeeld een amberkleurige kaars van 20 cl.
- Vul gegevens in als fabrikant, voorraadniveaus en productieaantal.
- Voeg de benodigde materialen per product toe. Voor de kaars van 20 cl heb je bijvoorbeeld een glas, wax, geur, lont, lontsticker en houten deksel nodig.
- Vul in hoeveel van elk materiaal je voor de productie nodig hebt. Je kunt eenheden als gram gebruiken voor wax en geur.
- Stel de verkoop- en groothandelsprijzen van je producten in.
- Sla je productgegevens op.
Stap 2: dupliceren en aanpassen
- Gebruik de duplicatiefunctie om varianten van je producten te maken, bijvoorbeeld met andere geuren.
- Er is ook een functie voor productbundels; die is perfect als je cadeausets of bundels verkoopt met verschillende producten uit je assortiment.
- Pas de gegevens per variant aan en zorg dat aantallen en prijzen kloppen.
- Vergeet niet elk product een unieke SKU te geven, om verwarring bij verkoop en voorraadbeheer te voorkomen.
Stap 3: afronden en herhalen
- Controleer je productgegevens op juistheid, inclusief SKU's en prijzen.
- Herhaal het proces voor de andere producten in je voorraad, zoals diffusers of waxmelts.
- Houd de kostprijs per eenheid in de gaten; die wordt bijgewerkt als je materialen inkoopt en je voorraad aanvult.
- Inventora werkt met de FIFO-methode (first in, first out). Koop je bijvoorbeeld kaarsenglazen voor £4 per stuk, en heb je bij je volgende inkoop een deal van £3 per stuk, dan verandert de prijs niet totdat je elk glas uit de eerste batch hebt gebruikt. Op de pagina met materialen/producten zie je de gemiddelde kostprijs op basis van die verschillende prijzen uit je inkooporders.
De tijd nemen om nu kloppende informatie in te voeren, maakt je voorraadbeheer en verkoopprocessen later veel soepeler.
AUDIT
Met audits kun je je voorraad tellen, maar er is een
belangrijk punt rond de kostprijs per eenheid.
Waarom de kostprijs per eenheid belangrijk is:
- Het is cruciaal de kostprijs per eenheid mee te nemen, vooral bij CSV-imports, om problemen tijdens audits te voorkomen.
- Artikelen zonder kostprijs per eenheid kunnen problemen geven bij een audit, omdat ze met een kostprijs van nul worden geïmporteerd.
Een audit uitvoeren:
- Zorg eerst dat alle materialen een kloppende kostprijs per eenheid hebben.
- Vind je tijdens de audit verschillen in voorraadniveaus, werk die dan bij.
- Wees voorzichtig met het bijwerken van voorraadniveaus van artikelen zonder kostprijs per eenheid, want dat kan de juistheid beïnvloeden.
Tips voor nauwkeurigheid:
- Zorg dat de kostprijs per eenheid bij de eerste import wordt meegenomen.
- Ontbreken kostprijzen, overweeg dan materialen te verwijderen en opnieuw te importeren met de juiste kosten.
Audits zijn nuttig om je voorraad kloppend te houden. Let op de kostprijs per eenheid, om onnauwkeurigheden tijdens audits te voorkomen.
Regelmatige audits, het liefst met kloppende kostprijzen per eenheid, helpen je voorraadgegevens betrouwbaar te houden.
Productie
Volg mee
Snelle productie-update:
Één manier is om je voorraadniveaus direct bij te werken, maar dat geeft geen gedetailleerde productiegegevens en is niet aan te raden voor goed voorraadbeheer.
Een production run aanmaken:
Een andere manier is een production run (productieronde) aanmaken vanuit het productmenu of het onderdeel production.
Je kunt gegevens invullen als de productiedatum, de naam van de ronde, het aantal en eventuele notities.
Zo maak je een geplande productieronde aan, die je daarna kunt uitvoeren.
Uitgebreide production runs (betaalde versie):
- Met de betaalde versie kun je uitgebreidere productierondes maken, met de mogelijkheid batchnummers aan materialen toe te kennen.
- Dat is nuttig om batchspecifieke informatie te volgen, vooral bij artikelen als geuren of materialen met een houdbaarheidsdatum.
- Afgeronde productierondes geven batchinformatie, wat de traceerbaarheid en je voorraadbeheer verbetert.
Kies de methode die het beste bij je past, maar denk aan de voordelen van uitgebreide productierondes voor beter zicht op en beheer van je voorraad.
De betaalde versie van Inventora biedt extra functies zoals batches bijhouden, wat voor sommige bedrijven waardevol kan zijn.
