UFI begrijpen: een uitgebreide gids voor naleving

Ben je actief in de wereld van kaarsen maken of in een ander bedrijf dat met gevaarlijke stoffen werkt, dan ben je de term UFI vermoedelijk al tegengekomen. Een Unique Formula Identifier (UFI) is een alfanumerieke code van 16 tekens die verplicht is op de verpakking van alle producten die als gezondheids- of fysiek gevaar zijn geclassificeerd, zodat essentiële informatie over het product bij een noodgeval eenvoudig beschikbaar is. Dit is alles wat je moet weten over wat een UFI is, hoe je die genereert en wat je ermee doet.

Wat is een UFI?

Een Unique Formula Identifier (UFI) is een code die een mengsel op de markt in de Europese Unie uniek identificeert (na de brexit is die NIET van toepassing op producten in Groot-Brittannië, maar wel in Noord-Ierland). Het is onderdeel van het systeem van Poison Centres Notification (PCN) en zorgt dat antigifcentra bij een noodgeval over accurate informatie over het mengsel beschikken.

Hoe genereer je een UFI

1. Zoek je btw-nummer en je mengselcode op:

De UFI wordt gegenereerd met het btw-nummer van je bedrijf (heb je geen btw-nummer, dan is dat geen probleem — er is een optie om een UFI zonder btw-nummer te genereren) en een uniek formuleringsnummer per mengsel, dat je aan je producten moet toekennen als je dat nog niet hebt gedaan. Zorg dat je die gegevens bij de hand hebt.
2. Gebruik de UFI Generator-tool:

Het Europees Agentschap voor chemische stoffen (ECHA) biedt een online UFI Generator-tool. Voer je btw-nummer in (of vink het vakje aan om te bevestigen dat je een UFI zonder btw-nummer wilt genereren) samen met het formuleringsnummer van het mengsel om je UFI te maken.

UFI Generator-tool
3. Label je product:

Zodra de UFI is gegenereerd, moet die op de verpakking van je product en op alle bijbehorende veiligheidsinformatiebladen (SDS) staan. Hij moet duidelijk zichtbaar en leesbaar zijn.
4. Dien een kennisgeving in:

Na het labelen moet je een Poison Centres Notification-dossier indienen via het Submission-portaal van ECHA. Daarin staat gedetailleerde informatie over de samenstelling van het mengsel, de toepassingen en de UFI.

Instructievideo

Veelvoorkomende valkuilen vermijden

Om het genereren en indienen van een UFI soepel te laten verlopen, vermijd je deze veelvoorkomende valkuilen:
• Mengselcodes gokken: gebruik altijd accurate, specifieke formuleringsnummers. Gokken of nummers hergebruiken kan tot fouten en nalevingsproblemen leiden. Goede documentatie en registratie van elke mengselcode zijn essentieel.
• Updates negeren: wijzigingen in de regelgeving kunnen de UFI-eisen beïnvloeden. Controleer regelmatig op updates van ECHA om te blijven voldoen. Zet de nieuwspagina van ECHA hier bij je favorieten.
• Leesbaarheid verwaarlozen: zorg dat de UFI duidelijk zichtbaar en leesbaar op de productverpakking en op het veiligheidsinformatieblad staat. Gebruik een lettergrootte en kleur die opvallen, om leesbaarheidsproblemen te voorkomen.

Veelgestelde vragen over UFI-codes

V1: Wat is het doel van een UFI?

De UFI zorgt dat antigifcentra bij een noodgeval direct over accurate informatie over een gevaarlijk mengsel beschikken. Het helpt het mengsel snel te identificeren en het juiste medische advies te geven.

V2: Hoe genereer ik een UFI?

Je kunt een UFI genereren met de online UFI Generator-tool van ECHA. Je hebt je btw-nummer of company key nodig en een uniek formuleringsnummer per mengsel. De tool vind je hier.

V3: Waar moet de UFI worden weergegeven?

De UFI moet op het productlabel en op het veiligheidsinformatieblad (SDS) staan. Hij moet duidelijk zichtbaar en leesbaar zijn.

V4: Hebben alle producten een UFI nodig?

UFI’s zijn verplicht voor alle producten die onder de EU-CLP-verordening (Classification, Labelling and Packaging) als gezondheids- of fysiek gevaar zijn geclassificeerd.

V5: Kan ik dezelfde UFI voor meerdere producten gebruiken?

Ja, als de producten dezelfde samenstelling hebben. Een kaars van 9cl, 20cl en 30cl kan bijvoorbeeld dezelfde CLP hebben als ze met dezelfde samenstelling zijn gemaakt.

V6: Wat moet ik doen als ik een foutmelding krijg bij het indienen van een UFI

Veelvoorkomende fouten komen door onjuiste btw-nummers, dubbele UFI’s of onvolledige informatie. Controleer alle ingevoerde gegevens nog eens en neem contact op met de helpdesk van ECHA als het probleem blijft. Neem hier contact op met de helpdesk.

V7: Hoe vaak moet ik mijn UFI bijwerken?

Je moet je UFI bijwerken als de samenstelling van het mengsel significant verandert. Bekijk je mengsels regelmatig en zorg dat de UFI en de PCN-kennisgevingen de actuele formuleringen weergeven.

V8: Heb ik een btw-nummer nodig om een UFI te genereren?

Nee, een btw-nummer is doorgaans vereist om een UFI te genereren, omdat het samen met een uniek formuleringsnummer per mengsel wordt gebruikt om de code van 16 tekens te maken. Zo is de UFI uniek en te herleiden naar het specifieke bedrijf en mengsel. Heb je er echter geen, of wil je het btw-nummer van je bedrijf niet gebruiken, dan kun je een ‘company key’ gebruiken die je met de UFI Generator-tool kunt genereren. De UFI Developers Manual leidt je door dat proces.

Een UFI genereren en indienen is belangrijk om te zorgen dat je producten veilig zijn en aan de EU-regelgeving voldoen. Door de stappen hierboven te volgen en veelvoorkomende fouten te vermijden, maak je het proces eenvoudiger en voorkom je problemen. Voor uitgebreidere begeleiding kun je de website van ECHA bezoeken of contact opnemen met de klantenservice van Candle Shack via support@candle-shack.co.uk

Veel plezier met kaarsen maken, en blijf veilig!