Cómo empezar con Inventora
¿Qué es Inventora?
¿Te ahogas entre hojas de cálculo de inventario y te gustaría gestionar tu negocio de velas de una forma más sencilla? Pues tenemos buenas noticias: Inventora es justo lo que buscabas.
Inventora no es un software de inventario más: es tu aliado para triunfar en la elaboración de velas. Gracias a su interfaz intuitiva y a sus potentes funciones, controlar los niveles de stock, prever la demanda y gestionar los lotes deja de ser una fuente de estrés. Olvídate de los quebraderos de cabeza con el inventario y gana más tiempo para lo que te apasiona: ¡crear velas preciosas!
Para que saques el máximo partido a Inventora, nuestro fantástico equipo ha creado una hoja de cálculo que te ayudará a empezar.
Importación de materiales
Hoy te guiamos paso a paso en el uso de la función de importación de inventario de Candle Shack para importar de forma eficiente todas tus materias primas en Inventora. Este método te ahorra tiempo frente a importar los productos uno a uno.
Hemos creado una serie de vídeos para ayudarte a dar tus primeros pasos con Inventora. Síguelos desde el enlace de abajo.
Paso 1: cómo funciona la plantilla
Echa un vistazo a la plantilla que aparece en tu pantalla. Consta de 8
columnas:
- Categoría: hemos cargado la mayoría de los productos de Candle Shack en este menú desplegable.
- Nombre del producto: puedes cambiarlo para adaptarlo a tu línea de productos.
- Tipo de unidad: No lo cambies porque Inventora solo admite un número limitado de nombres de unidad.
- Proveedor
- Nivel de stock: siempre vinculado a la columna C
- Nivel mínimo
- Coste unitario
- Notas
Paso 2: rellenar la plantilla
- Utiliza los tipos de unidad predefinidos, como kilogramos y artículos, para mantener la coherencia.
- Rellena las columnas de nivel de stock y nivel mínimo según las necesidades de tu inventario.
- Calcula los costes unitarios a partir de facturas anteriores o de los precios del proveedor.
- Usa la columna de notas para añadir cualquier información útil, como las URL de los productos.
Paso 3: personalizar tu inventario
- Empieza centrándote en categorías concretas, como fragancias, cristalería, cera y mechas.
- Resalta las filas de los productos que utilizas y elimina el resto para simplificar tu inventario.
- Ajusta los niveles de stock y los niveles mínimos según tus necesidades.
- Guarda la plantilla modificada como archivo CSV para importarla.
Paso 4: importar en Inventora
- Abre Inventora y ve a la sección de materiales.
- Elige la opción de importar CSV y sube tu archivo.
- Comprueba la correspondencia de los campos y pulsa en subir para importar tus materiales.
- Revisa tu inventario para asegurarte de que todo se ha importado correctamente.
Crear productos
Ahora que ya hemos importado el inventario en Inventora,
pasemos a crear los productos.
Paso 1: añadir productos
Inventora cuenta con una función CSV para añadir productos, además de una opción manual. El método que elijas dependerá de las necesidades de tu negocio. Aquí te mostramos la opción manual, que funciona bien con inventarios más pequeños:
- Empieza creando un producto para cada tamaño de vela que ofrezcas. Por ejemplo, una vela ámbar de 20 cl.
- Especifica datos como el fabricante, los niveles de stock y la cantidad de producción.
- Añade los materiales necesarios para cada producto. Por ejemplo, la vela de 20 cl puede necesitar un vaso, cera, fragancia, mecha, adhesivo para mechas y tapa de madera.
- Introduce las cantidades de cada material necesarias para la producción. Puedes usar unidades como gramos para la cera y la fragancia.
- Establece los precios de venta al público y de venta al por mayor de tus productos.
- Guarda los datos del producto.
Paso 2: duplicar y personalizar
- Usa la función de duplicar para crear variantes de tus productos, por ejemplo, con distintas fragancias.
- También hay una función de packs de productos, perfecta si vendes sets de regalo o packs que incluyen distintos productos de tu gama.
- Ajusta los datos de cada variante y asegúrate de que las cantidades y los precios sean correctos.
- Recuerda asignar un SKU único a cada producto para evitar confusiones en las ventas y en el seguimiento del inventario.
Paso 3: revisar y repetir
- Comprueba que los datos de tus productos sean correctos, incluidos los SKU y los precios.
- Repite el proceso con el resto de productos de tu inventario, como mikados o wax melts.
- Vigila los costes unitarios, que se irán actualizando a medida que compres materiales y repongas el inventario.
- Inventora utiliza el método FIFO (primero en entrar, primero en salir). Por ejemplo, si compraste vasos para velas a 5 € cada uno, pero en la siguiente compra conseguiste una oferta a 4 € cada uno, el precio no cambiará hasta que hayas utilizado todos los vasos del primer lote. La página de materiales/productos mostrará el coste medio a partir de estos distintos precios de los pedidos de suministro.
Dedicar tiempo ahora a introducir información precisa agilizará la gestión de tu inventario y tus procesos de venta en el futuro.
Auditoría
Las auditorías te permiten hacer recuentos de stock, pero hay un
aspecto importante que debes tener en cuenta sobre los costes unitarios.
Importancia de los costes unitarios:
- Es fundamental incluir los costes unitarios, sobre todo al importar archivos CSV, para evitar problemas durante las auditorías.
- Los artículos sin coste unitario pueden dar problemas al hacer auditorías, ya que se importarán con un coste de cero.
Cómo hacer una auditoría:
- Empieza asegurándote de que todos los materiales tengan costes unitarios precisos.
- Si durante la auditoría detectas discrepancias en los niveles de stock, actualízalos en consecuencia.
- Ten cuidado al actualizar los niveles de stock de artículos sin coste unitario, ya que puede afectar a la precisión.
Consejos para ganar precisión:
- Asegúrate de incluir los costes unitarios en las importaciones iniciales.
- Si faltan costes unitarios, plantéate eliminar los materiales y volver a importarlos con los costes correctos.
Las auditorías son útiles para mantener la precisión del inventario. Presta atención a los costes unitarios para evitar errores durante las auditorías.
Hacer auditorías periódicas, idealmente con costes unitarios precisos, ayuda a que los datos del inventario sigan siendo fiables.
Producción
Sigue los pasos
Actualización rápida de la producción:
Una opción es actualizar directamente los niveles de stock, pero así no obtienes registros de producción detallados, por lo que no se recomienda para una buena gestión del inventario.
Crear una tanda de producción:
Otra opción es crear una tanda de producción desde el menú de productos o desde la sección de producción.
Puedes especificar datos como la fecha de producción, el nombre de la tanda, la cantidad y cualquier nota.
Este método crea una tanda de producción planificada que después podrás ejecutar.
Tandas de producción detalladas (versión de pago):
- La versión de pago permite tandas de producción más detalladas, incluida la posibilidad de asignar números de lote a los materiales.
- Esto resulta útil para hacer un seguimiento de la información de cada lote, sobre todo en artículos como fragancias o materiales con fecha de caducidad.
- Las tandas de producción completadas ofrecen información del lote, lo que mejora la trazabilidad y la gestión del inventario.
Elige el método que mejor se adapte a tus necesidades, pero ten en cuenta las ventajas de las tandas de producción detalladas para mejorar el seguimiento y la gestión del inventario.
La versión de pago de Inventora ofrece funciones adicionales, como el seguimiento de lotes, que pueden resultar muy valiosas para determinados negocios.
